При проведении предварительной оценки времени следует учитывать время на неизбежные телефонные звонки и перерывы в работе. Выполнение каких-то задач в меньшие сроки, чем вы планировали, вызывает чувство законной гордости, но даже если задачи, стоящие перед вами, занимают больше времени, чем вы изначально предполагали, следует сохранять спокойствие и присутствие духа и, самое главное, будьте гибким и способным разобраться с любой задачей, встречающейся в процессе рабочего дня.
ПРАКТИКУМ ? СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ТОЧНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ ВАШЕГО ВРЕМЕНИ
Если в вашу повседневную практику не входит оценка количества времени на выполнение стоящих перед вами задач, начните с проставления приблизительного количества времени напротив каждого пункта в вашем списке «Что надо сделать?». Начав этот процесс, постарайтесь в течение нескольких дней контролировать точность планирования вашего времени:
· Приблизительно определите количество времени для каждой задачи, стоящей в вашем списке «Что надо сделать?».
· По завершении задачи проставьте истинное время, потребовавшееся на ее выполнение, напротив приблизительного количества времени, определенного вами до начала выполнения задачи.
· В течение недели проводите сравнительный анализ различий между истинным временем и приблизительно определенным временем выполнения задачи.
· Определите, имеются ли какие-либо постоянные факторы недооценки или переоценки времени на выполнение тех или иных задач.
· Определите, имеются ли причины, которые вы можете рассматривать как факторы, приводящие к неточности в оценке времени на выполнение тех или иных задач.
· Определите, что вы можете предпринять для улучшения точности планирования времени.
Отсрочка
Некоторый элемент отсрочки является как неизбежным, так и необходимым при жестком графике планирования рабочего времени, но, если это начинает входить в привычку, вы начинаете терять все больше и больше времени, так как привычка — «вторая натура». Вы теряете в эффективности, и сами себе создаете ненужные стрессы. Пользуясь отсрочкой, мы выдвигаем перед собой следующие оправдания:
· У меня нет полного объема информации, необходимого для того, чтобы я мог успешно справиться с данной задачей.
· В настоящий момент у меня недостаточно времени для того, чтобы с должным вниманием отнестись к выполнению данной задачи.
· Конечные сроки выполнения других задач наступают раньше, чем предельный срок выполнения данной задачи.
· Если я проигнорирую эту задачу, возможно, она исчезнет или разрешится сама по себе.
В то время как более важные задачи остаются невыполненными, мы с удовольствием принимаемся за выполнение более простых задач и задач, которые чисто внешне могут казаться нам более привлекательными. Но стресс, вызываемый таким выбором, зачастую оказывается более глубоким, чем стресс, сопутствующий выполнению этой «нелюбимой» задачи. Мы тратим время и энергию, коря себя за то, что та или иная задача не выполнена, в то время как при чуть большей решительности мы уже давно могли бы проставить галочки в списке «что надо сделать?», свидетельствующие об их выполнении. Каковы же причины, вызывающие отсрочку:
· опасение неудачи или совершения ошибок при выполнении задачи;
· кажущаяся ординарность задачи;
· неуверенность относительно того, как подступиться к выполнению той или иной задачи;
· беспокойство относительно возможных последствий ваших действий по выполнению той или иной задачи;
· чрезмерное стремление добиваться совершенства во всем — нежелание приниматься за выполнение задачи до тех пор, пока вы не уверены, что сможете выполнить ее на «отлично».
Откладывание выполнения задач на другой день — не единственная проблема. Таким же, если не худшим, недостатком является откладывание выполнения главной задачи, стоящей перед вами, путем поиска оправданий себе для выполнения в первую очередь более мелких по масштабам и значению задач. Этот недостаток ведет к огромным потерям во времени и бесполезной трате энергии. Вы можете преодолеть его путем совершенствования вашей внутренней дисциплины.
Стратегия победы над отсрочкой
· Не кривите душой перед самим собой. Признание существования проблемы — первый шаг на пути ее преодоления.
· Идентифицируйте реальную причину, по которой вы откладываете выполнение определенной задачи.
· Определитесь относительно рутинных и сложных задач. Выделите этим задачам приоритетное место в вашем списке «Что надо сделать?».
· В вашем ежедневнике обязательно спланируйте время на выполнение «нелюбимых» вами задач.
· Занимаясь решением скучных задач, делайте короткие перерывы; но при решении сложных задач старайтесь не выходить за рамки выделенного интервала времени.
· Делайте заметки о частоте, с которой задачи, которых вы избегали, оказываются менее тяжелыми, чем они вам представлялись. Используйте эти заметки как справочный материал с тем, чтобы преодолевать беспокойство при решении таких задач в будущем.
· Старайтесь отдавать себе отчет в том, когда ресурсов, находящихся в вашем распоряжении, достаточно для хорошей работы. Не стремитесь к достижению чрезмерного совершенства при выполнении той или иной задачи.
· Воздавайте себе должное за выполнение трудных задач.
· Постарайтесь поискать более легкие способы, как подступиться к тем задачам, приступить к выполнению которых для вас затруднительно. Главное здесь — определиться с чего начать.
· Перед решением трудных задач делите их на более мелкие с тем, чтобы они не пугали вас своей сложностью и объемами.
· Если конечные сроки выполнения задач не определены, установите свои собственные сроки для их выполнения.
ПРАКТИКУМ — СПРОСИТЕ СЕБЯ:
· Что представляют собой задачи, решение которых я постоянно откладываю?
· Каковы причины отсрочки их выполнения? (Причины могут меняться в зависимости от задач.)
· Какую обычно стратегию я могу применить для того, чтобы преодолеть мою склонность к отсрочке выполнения задач?
Соблюдение конечных сроков
Существует пять основных причин несоблюдения конечных сроков решения задач:
· Конечный срок решения задачи нереален с самого начала.
· Конечный срок решения задачи неправильно спланирован.
· Лицо, ответственное за соблюдение срока решения задачи, по каким-либо причинам не имеет возможности приступить к ее решению.
· Лицо, ответственное за соблюдение срока решения задачи, не может этого сделать из-за того, что его подвели другие.
· Лицо, ответственное за соблюдение срока решения задачи, расходует больше времени на ее выполнение, чем это необходимо.
Образ действия при выполнении задач с нереальными конечными сроками
Наилучшим временем воспрепятствовать назначению нереального конечного срока решения задачи является момент ее постановки с указанием времени на ее выполнение. Оставляя решение данного вопроса на потом, вы рискуете создать о себе впечатление как о чело веке, не могущем должным образом справиться с поставленной ему задачей. Если у вас складывается впечатление, что поставленный вам конечный срок решения задачи нереален, постарайтесь подвести доказательную базу под нереальность указанного вам срока, вместо того чтобы сразу наотрез отказаться от ее выполнения.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44
ПРАКТИКУМ ? СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ТОЧНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ ВАШЕГО ВРЕМЕНИ
Если в вашу повседневную практику не входит оценка количества времени на выполнение стоящих перед вами задач, начните с проставления приблизительного количества времени напротив каждого пункта в вашем списке «Что надо сделать?». Начав этот процесс, постарайтесь в течение нескольких дней контролировать точность планирования вашего времени:
· Приблизительно определите количество времени для каждой задачи, стоящей в вашем списке «Что надо сделать?».
· По завершении задачи проставьте истинное время, потребовавшееся на ее выполнение, напротив приблизительного количества времени, определенного вами до начала выполнения задачи.
· В течение недели проводите сравнительный анализ различий между истинным временем и приблизительно определенным временем выполнения задачи.
· Определите, имеются ли какие-либо постоянные факторы недооценки или переоценки времени на выполнение тех или иных задач.
· Определите, имеются ли причины, которые вы можете рассматривать как факторы, приводящие к неточности в оценке времени на выполнение тех или иных задач.
· Определите, что вы можете предпринять для улучшения точности планирования времени.
Отсрочка
Некоторый элемент отсрочки является как неизбежным, так и необходимым при жестком графике планирования рабочего времени, но, если это начинает входить в привычку, вы начинаете терять все больше и больше времени, так как привычка — «вторая натура». Вы теряете в эффективности, и сами себе создаете ненужные стрессы. Пользуясь отсрочкой, мы выдвигаем перед собой следующие оправдания:
· У меня нет полного объема информации, необходимого для того, чтобы я мог успешно справиться с данной задачей.
· В настоящий момент у меня недостаточно времени для того, чтобы с должным вниманием отнестись к выполнению данной задачи.
· Конечные сроки выполнения других задач наступают раньше, чем предельный срок выполнения данной задачи.
· Если я проигнорирую эту задачу, возможно, она исчезнет или разрешится сама по себе.
В то время как более важные задачи остаются невыполненными, мы с удовольствием принимаемся за выполнение более простых задач и задач, которые чисто внешне могут казаться нам более привлекательными. Но стресс, вызываемый таким выбором, зачастую оказывается более глубоким, чем стресс, сопутствующий выполнению этой «нелюбимой» задачи. Мы тратим время и энергию, коря себя за то, что та или иная задача не выполнена, в то время как при чуть большей решительности мы уже давно могли бы проставить галочки в списке «что надо сделать?», свидетельствующие об их выполнении. Каковы же причины, вызывающие отсрочку:
· опасение неудачи или совершения ошибок при выполнении задачи;
· кажущаяся ординарность задачи;
· неуверенность относительно того, как подступиться к выполнению той или иной задачи;
· беспокойство относительно возможных последствий ваших действий по выполнению той или иной задачи;
· чрезмерное стремление добиваться совершенства во всем — нежелание приниматься за выполнение задачи до тех пор, пока вы не уверены, что сможете выполнить ее на «отлично».
Откладывание выполнения задач на другой день — не единственная проблема. Таким же, если не худшим, недостатком является откладывание выполнения главной задачи, стоящей перед вами, путем поиска оправданий себе для выполнения в первую очередь более мелких по масштабам и значению задач. Этот недостаток ведет к огромным потерям во времени и бесполезной трате энергии. Вы можете преодолеть его путем совершенствования вашей внутренней дисциплины.
Стратегия победы над отсрочкой
· Не кривите душой перед самим собой. Признание существования проблемы — первый шаг на пути ее преодоления.
· Идентифицируйте реальную причину, по которой вы откладываете выполнение определенной задачи.
· Определитесь относительно рутинных и сложных задач. Выделите этим задачам приоритетное место в вашем списке «Что надо сделать?».
· В вашем ежедневнике обязательно спланируйте время на выполнение «нелюбимых» вами задач.
· Занимаясь решением скучных задач, делайте короткие перерывы; но при решении сложных задач старайтесь не выходить за рамки выделенного интервала времени.
· Делайте заметки о частоте, с которой задачи, которых вы избегали, оказываются менее тяжелыми, чем они вам представлялись. Используйте эти заметки как справочный материал с тем, чтобы преодолевать беспокойство при решении таких задач в будущем.
· Старайтесь отдавать себе отчет в том, когда ресурсов, находящихся в вашем распоряжении, достаточно для хорошей работы. Не стремитесь к достижению чрезмерного совершенства при выполнении той или иной задачи.
· Воздавайте себе должное за выполнение трудных задач.
· Постарайтесь поискать более легкие способы, как подступиться к тем задачам, приступить к выполнению которых для вас затруднительно. Главное здесь — определиться с чего начать.
· Перед решением трудных задач делите их на более мелкие с тем, чтобы они не пугали вас своей сложностью и объемами.
· Если конечные сроки выполнения задач не определены, установите свои собственные сроки для их выполнения.
ПРАКТИКУМ — СПРОСИТЕ СЕБЯ:
· Что представляют собой задачи, решение которых я постоянно откладываю?
· Каковы причины отсрочки их выполнения? (Причины могут меняться в зависимости от задач.)
· Какую обычно стратегию я могу применить для того, чтобы преодолеть мою склонность к отсрочке выполнения задач?
Соблюдение конечных сроков
Существует пять основных причин несоблюдения конечных сроков решения задач:
· Конечный срок решения задачи нереален с самого начала.
· Конечный срок решения задачи неправильно спланирован.
· Лицо, ответственное за соблюдение срока решения задачи, по каким-либо причинам не имеет возможности приступить к ее решению.
· Лицо, ответственное за соблюдение срока решения задачи, не может этого сделать из-за того, что его подвели другие.
· Лицо, ответственное за соблюдение срока решения задачи, расходует больше времени на ее выполнение, чем это необходимо.
Образ действия при выполнении задач с нереальными конечными сроками
Наилучшим временем воспрепятствовать назначению нереального конечного срока решения задачи является момент ее постановки с указанием времени на ее выполнение. Оставляя решение данного вопроса на потом, вы рискуете создать о себе впечатление как о чело веке, не могущем должным образом справиться с поставленной ему задачей. Если у вас складывается впечатление, что поставленный вам конечный срок решения задачи нереален, постарайтесь подвести доказательную базу под нереальность указанного вам срока, вместо того чтобы сразу наотрез отказаться от ее выполнения.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44