В этой главе все пять фаз подробно описываются. Главы 4–8 содержат пошаговые инструкции по каждой фазе с множеством примеров.
Собирать.
Важно знать, что нужно собирать и как это сделать так, чтоб потом легко было с этим работать. С тем чтобы исключить искушение с пылу с жару прицепиться к самым мелким задачам, вам необходимо знать, что на самом деле вы собрали все, что могло касаться вашей работы и что в самом ближайшем будущем вы это обработаете и просмотрите подробно.
Собрать 100 % «Хвостов».
Чтобы исключить «прорехи в корзинке», надо собрать все заплатки – все вещи, которые кажутся вам незавершенными – все, рабочее или личное, крупное или мелкое, срочное или не очень – все, что, по вашему мнению, подлежит изменению, и к чему вы лично имеете какое-либо отношение.
Пока вы читаете этот текст, много вещей, которые вы должны сделать уже собраны за вас: сообщения лежат в голосовой почте, письма – в почтовом ящике.
Однако необходимо собрать информацию из окружающего мира, а также свои мысли и идеи и разные другие «хвосты».
Возможно, они не так очевидны, как новые сообщения в почтовом ящике, но эти вопросы все же требуют от вас принятия каких-то решений – «дыра» должна быть закрыта, надо с этим что-то сделать. Стратегические идеи, затерявшиеся на листочках в бумажных джунглях на вашем столе, финтифлюшки, завалявшиеся в ящиках стола, которые надо повесить или уж выкинуть, и старые журналы на кофейном столике – все это попадает под категорию «хвосты».
Как только каждой вещи вы прикрепляете ярлык «хорошо бы», «надо» и «обязательно», это дело становится незавершенным, т. е. «хвостом». Решения, которые по-прежнему надо принять о том, собираетесь ли вы или не собираетесь это делать – это уже «хвосты». «Хвосты» – это и все ваши «я собираюсь», когда вы уже решили что-то сделать, но ещё и палец о палец для этого не ударили; это и все дела, которые имеют статус «в процессе выполнения» и даже те дела, которые вы уже выполнили, но ещё не навесили на них ярлык «закончено».
Чтобы управлять «дырами» правильно, вам необходимо собрать их в некий контейнер на временное пребывание, пока у вас не выдастся свободная минута, чтобы решить, что с ними делать. Однако, необходимо периодически эти контейнеры опустошать для того, чтоб они оставались работоспособными инструментами сбора информации.
В основном, все уже собрано, в самом широком смысле. Если информация не была организована по вашей собственной системе, тогда она по-прежнему существует в осевшем на ваших мозгах состоянии. На самом деле, если вы не поместили дело в такой контейнер, это ещё не значит, что вы проигнорировали или пропустили его. Я настаиваю на том, чтобы информация была собрана где-то, но только не у вас в голове.
Инструменты сбора.
Существует несколько типов инструментов. Все описанное ниже может быть использовано в качестве «корзинки» для сбора внутреннего контента и информации, поступающей из вне:
§ Простой лоток
§ Записи в блокнотах и на листках.
§ Электронные записные книжки
§ Звукозаписывающие устройства
§ Электронная почта
Простой лоток
Простой пластиковый, деревянный, кожаный или проволочный лоток – самый популярный инструмент для сбора печатного и рукописного материала и других предметов, работу с которыми надо организовать: писем, журналов, заметок, визиток – даже для фонариков с севшими батарейками.
Записи в блокнотах и на листках.
Блокноты с клейким переплетом, на спирали или просто листы из упаковки – все это отлично работает для сбора внезапно приходящих идей, информации из вне, необходимых обязанностей и т. д. Любой бумажный носитель на ваш вкус сгодится.
Электронные записные книжки.
Электронные заметки в любом случае делаются с целью дальнейшей обработки. Прогрессирующие технологии распознавания рукописного текста, а сними и весь спектр электронных устройств для сбора информации должен быть входу.
Звукозаписывающие устройства и устройства для прослушивания.
Доступные устройства для прослушивания, такие как автоответчики, голосовая почта, электронные и ленточные диктофоны – все это может быть полезным для записи перечня дел, которые вам следует помнить и которые потом надо будет сделать.
Электронная почта.
Если вы связаны с миром посредством электронной почты, то ваш почтовый клиент располагает определенным пространством для хранения входящих писем и файлов, до тех пор, пока письма не будут прочтены и обработаны. Телефоны и пейджеры тоже такое могут.
Высокотехнологичные устройства.
Сегодня компьютерам можно надиктовывать информацию так же легко, как внести её туда посредством набора. Электронное общение постепенно вытесняет общение личное; собирать идеи становится проще. Но и объем информации растет в геометрической прогрессии.
«Компьютер!»
«Да, Дэйвид?»
«Мне нужен хлеб»
«Да, Дэйвид».
Все. Нужный мне продукт найден. А поскольку организационная часть процесса управления тоже запрограммирована, «хлеб» автоматически будет добавлен к моему гастрономическому списку, а может быть даже и доставлен.
Все описанные выше инструменты отлично служат в качестве «корзинок» для сбора потенциально полезной информации, обязательств и договоренностей. Возможно, вы уже сейчас используете что-то из этого.
Факторы, влияющие на удачный сбор.
К сожаленью, одно лишь наличие «корзинки» не может сделать её функциональной. Большинство людей имеет те или иные инструменты для сбора информации, однако, как правило, они не умеют ими распоряжаться. Рассмотрим три требования, выполнение которых необходимо, чтобы фаза сбора данных заработала:
1. Каждая «дыра» должна находиться в вашей системе сбора, а не у вас в голове.
2. У вас должно быть несколько хранилищ информации.
3. Вы должны их регулярно опустошать.
Выкиньте все это из головы.
Если вы все ещё пытаетесь держать слишком много вещей в памяти, вас, скорее всего не убедит мотивация использовать и периодически опустошать «корзинки». Большинство людей относятся к этим инструментам легкомысленно потому, что они осознают, что инструменты не представляют собой дискретной системы: в их корзинке – некоторое количество незаконченных дел, но и их голове тот же самый список, а стало быть, их сознание и подсознание продолжают работать. Это все равно, что пытаться играть в пинбол в автомате, в столе которого слишком большие дыры, шарики все равно продолжают выпадать через них: какой смысл такую игру продолжать? Эти инструменты для сбора информации должны стать частью вашего жизненного стиля.
Держите их при себе, и не важно, где вы находитесь, вы всегда сможете занести в ваш список потенциально полезную идею – сделайте ваши инструменты такими же необходимыми вам, как зубная щетка, водительские права или очки.
Сократите число «корзинок» для сбора.
У вас должно быть столько корзинок, сколько нужно лично вам, но в то же время их число должно быть таким, чтобы просмотр их всех не был для вас утомителен. Важно, чтоб они были доступны вам везде, потому как нужные вам вещи могут всплыть, где угодно. Если у вас слишком много «корзинок», у вас не будет возможности просматривать их периодически и просматривать внимательно.
Чрезмерно большое количество корзинок редко может стать проблемой в случае, если вы используете электронные носители;
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61