<М-р Смит, это значит Д-Ж-О-Н С-М-И-Т?>
В девяти из десяти случаев вы будете пра-
вы. Однако всегда остается возможность
столкнуться с другим написанием. Если вы
обнаружите, что имя звучит общераспростра-
ненно, но пишется необычно, вы будете рады
тому, что приложили дополнительные уси-
лия.
Более того, эта микродеталь показывает,
что вы обращаете внимание на все мелочи.
Это такая любезность, которая всегда запо-
минается. Такое ваше отношение к перепис-
ке поможет создать впечатление, что с вами
следует иметь дело.
По возможности ограничивайте ваше пись-
мо одной страницей. Если это сопроводитель-
ное письмо к описанию предложения или ре-
зюме либо информационное письмо о новой
продукции или услуге - обязательно следуй-
те указанному правилу.
Один из вариантов подготовки такого
письма - его построение из трех частей. В
начале письма вы устанавливаете или восста-
навливаете ваше знакомство с тем человеком,
которому оно адресовано (<Мне вчера было
очень приятно поговорить о делах нашей
компании...>). Во второй части письма долж-
на быть раскрыта его цель (<Как я и обещал,
я вложил в письмо каталог...>). В заключи-
тельной части должно содержаться предло-
жение о последующих действиях (<После
того как вы познакомитесь с содержащимися
124
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
в письме предложениями, пожалуйста, свя-
житесь со мной по любому вопросу...>).
Уже в действии обращения
к людям в духе XXI века
По мере приближения к XXI веку нам
многое напоминает, что устоявшиеся правила
меняются. И нигде это так не бросается в
глаза, как в деловом общении. Если вы не
живете с искаженным представлением о вре-
мени, то знаете, что письма и записки, рож-
денные в современных офисах, больше не на-
чинаются с общепризнанного в течение дол-
гого времени обращения <джентльмен>. А
как вы обращаетесь к людям, понимая, на-
сколько обращение важно? Предлагаю вам в
помощь небольшую информацию.
Вы пишите человеку, которого не знаете.
Если вы собираетесь послать письмо кому-то,
кого не знаете, здравый смысл подсказывает,
что следует вначале потратить время на по-
иск имени человека, который получит ваше
письмо. Если, например, вы пишите директо-
ру по кадрам такой-то компании и не знаете
его (ее) фамилии и имени, то найдите время,
чтобы позвонить в компанию и узнать, как
зовут нужного человека. Хотя вполне можно
написать <Дорогой директор по кадрам> или
просто <Дорогой директор>, обращение к че-
ловеку по фамилии персонализирует коррес-
понденцию и, конечно, помогает достичь же-
лаемого результата.
125
ГЛАВА 8
Патрик или Патриция? Попробуйте ука-
зать. Вы, например, пишите Пэту Смиту на
почтовый ящик. Вы не имеете представления
о названии компании. Как правильно обра-
титься? Это редкий случай, и здесь надо пи-
сать <Пэт Смит>, но вы должны добавить
слово <многоуважаемый (ая)>.
Если вы работаете административным по-
мощником у человека, имя которого может
быть как мужским, так и женским, то на-
учитесь тактично дать знать другим, кто
ваш начальник: мужчина или женщина.
Например:
ЗВОНЯЩИЙ ЧЕЛОВЕК: <Это Пол Джен-
кинс из компании <Вест Сайд Сэйвингс>.
Могу ли я поговорить с Джин Каммингс? >
ПОМОЩНИК: <Конечно. Я скажу м-ру Кам-
мингсу, кто звонит>.
Если вы пытаетесь определить пол челове-
ка, с которым вы хотите поговорить или пе-
реписываться, то сформулируйте вопрос так-
тично. Например:
ЗВОНЯЩИЙ: <Это Пол Дженкинс из ком-
пании <Вест Сайд Сэйвингс>. Я хотел бы
послать нашу новую брошюру Джин Кам-
мингс. Я звоню, чтобы уточнить, как пра-
вильно пишется это имя. Можете ли вы
мне помочь в этом?>
ПОМОЩНИК: <Конечно. Мисс Каммингс
пишет свое имя так... Нужна ли вам еще
какая-нибудь информация?>
126
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
<Миссис>. Вот распространенная ошибка в
переписке. Посылая корреспонденцию за-
мужней женщине, которая дала понять, что
она предпочитает, чтобы к ней обращались
как к <миссис>, многие люди в наши дни все
чаще используют имя женщины, данное ей
при рождении - <миссис Мэри Смит>. На
самом деле, несмотря на все изменения в де-
ловом этикете и общественном протоколе, это
не считается правильным. Необходимо ис-
пользовать имя мужа: <Миссис Джон Смит>.
Если имя супруга неизвестно, то я советую и
в письме и на конверте просто написать -
<Мэри Смит>.
Кому? Если все попытки узнать имя чело-
века, с которым вы будете переписываться,
зайдут в тупик, адресуйте свою корреспон-
денцию так: <Тому, к кому это может иметь
отношение>. Хотя понятно намерение людей,
использующих обращение <Дорогой сэр/ма-
дам>, но этого делать ни в коем случае
нельзя. В конце концов, когда вы слышали,
чтобы деловую женщину называли <мадам>?
По имени или по фамилии? Даже при
том, что небрежное отношение стало доволь-
но распространенным явлением на работе,
более формальное обращение к человеку по
имени и фамилии может сослужить добрую
службу во многих случаях. Фамилии, напри-
мер, необходимо употреблять, когда:
вы пишете человеку, с которым лично не
встречались;
127
ГЛАВА 8
вы пишете человеку, который не предла-
гал вам называть себя по имени;
человек, с которым вы переписываетесь,
держится с вами формально;
вы не знаете, как обращаться к человеку:
по фамилии или по имени.
Если вы сомневаетесь, то запомните: чем
более формально вы будете себя вести, тем
реже будете попадать в затруднительное по-
ложение; но иногда вы можете и раздражать
человека своим формализмом.
Как подписываться
Как правильно подписываться? По имени?
По фамилии? Или и по имени и по фами-
лии?
Исходите из того, как вы называете друго-
го. Если вы обращаетесь к человеку в письме
только по имени, то и подписывайтесь тоже
только по имени. Если вы используете в обра-
щении
звания, тогда подписывайтесь именем и фами-
лией (<Сандра Гендерсон>). Но во всех случа-
ях ваши имя и фамилия должны быть напе-
чатаны под вашей подписью.
Пунктуальность вознаграждается
Я узнала это на собственном опыте. Давай-
те сделаем небольшой перерыв и отойдем от
изучения правил, инструкций и протокола,
128
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
чтобы я смогла рассказать вам об одном по-
учительном для меня случае.
Несколько лет назад одна из бывших клиен-
ток нашей компании позвонила и сообщила,
что ее фирма собирает заявки на проведение
практических занятий по вопросам телефонно-
го этикета. Она спросила, не смогла бы наша
компания подготовить такую заявку.
<Конечно!> - сказала я.
Моя клиентка сочла необходимым также
сообщить мне, что еще девять других фирм
получили приглашения подать заявки на
проведение этого мероприятия. Не придавая
значения ее словам, я спросила: <Когда вы
хотели бы получить нашу заявку?>
<Не позже следующего четверга>, - отве-
тила она.
Я сказала: <Вы получите ее в следующую
среду>.
следующую среду заявка, которая была
составлена, дроверена и перепроверена, была
у нее в руках. Спустя неделю я поинтересова-
лась у моей бывшей клиентки, нужно ли ей
и ее подготовительному комитету что-то еще
от нашей фирмы, так как они уже обсужда-
ли заявки. Она ответила, что наша заявка
вполне годится и что они все еще получают
заявки от других компаний.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37